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Nicht zu vernachlässigen – der Cover Letter

Sie stehen unmittelbar vor der Submission Ihres Research Papers? Text fertig, Abstract geschrieben und die Abbildungen im richtigen Format? Haben Sie an alles gedacht? Huch – Sie haben den Cover Letter, das Anschreiben an den Herausgeber des Fachjournals vergessen! Jetzt bitte nicht hektisch werden – ein Cover Letter hat fünf wichtige Abschnitte. Er braucht seine Zeit.

Cover Letter an den Herausgeber: Oftmals Pflicht bei der Submission!

Bei vielen Journals muss man bei der Manuskript-Einreichung (Submission) einen Cover Letter an den Herausgeber des Journals schicken. Dieser Cover Letter ist nicht nur eine formale Angelegenheit. Denn wie so oft im Leben zählt auch hier der erste Eindruck.

Auch beim Cover Letter an den Herausgeber eines Fachjournals sollte man sich anstrengen.Dear Editor-in-Chief, I am sending you our manuscript entitled “Methods to observe social misbehavior in rats”, which we would like to have considered for publication.

So ein Kurztext ist natürlich auch dem gestressten Editor zu kurz. Denn: Hintergrund und Bedeutung des Forschungsprojektes bleiben unklar. Und: Dieses Anschreiben ist sehr unpersönlich. Weder der Herausgeber noch das Journal werden beim Namen genannt. Was würden Sie denken, wenn Sie so einen Brief erhielten?

[1] Einstiegssatz für das Anschreiben

Im nächsten Beispiel klingt das schon besser. Der Einstiegssatz ist gut – kann aber noch nicht alles gewesen sein. Um die Chancen zu verbessern, vom Fachjournal zur Publikation akzeptiert zu werden, sollte man noch ein paar Infos ergänzen.

Dear Dr Li, please find enclosed our manuscript entitled “Methods to observe social misbehavior in rats” by Schmitt et al., which we would like to submit as a Research Paper in Journal of Misbehavior Research.

  • Sprechen Sie in Ihrem Cover Letter an das Journal den Herausgeber mit Namen an.
  • Nennen Sie das Fachjournal beim Namen.
  • Nennen Sie den Titel Ihres Manuskripts.

Weitere Infos: I really think you should publish this paper: the cover letter to the editor

Infos aus dem Abstract: [2] Background & [3] Results gehören in das Anschreiben

Viele Infos, die Sie im Cover Letter benötigen, finden Sie in Ihrem Abstract. Schreiben Sie nach dem eben genannten Einstiegssatz einen kurzen Absatz zum wissenschaftlichen Hintergrund und zur Bedeutung Ihrer Arbeit sowie einen Absatz zu den wichtigsten Results (mit der entsprechenden Methodik). Aber Vorsicht: Schon beim Abstract musste der maximale Word-Count beachtet werden. Beim Cover Letter ist das noch extremer: Beschränken Sie sich auf das absolut Notwendige, also nur auf das, was der Editor unbedingt erfahren muss, um Ihr Projekt interessant zu finden. Das sind für den Background 1-2 Sätze und für die Results 1-2 Sätze – nicht ganz einfach, ein ganzes Paper auf so wenige Sätze herunterzubrechen.

  • Beschreiben Sie in 1–2 Sätzen den Hintergrund und die wichtigsten Ergebnisse Ihres Mansukripts.
  • Überlegen Sie: Was ist für den Herausgeber des Fachjournals interessant?

Der Editor denkt an seine Leser – tun Sie das bei Ihrem Anschreiben auch [4]

Erklären Sie anschließend in ein paar Sätzen, warum sich die Leser gerade dieses Journals für Ihre Ergebnisse interessieren sollten – „we believe our results will be of particular interest to the readership of JMB because …“. Die Gründe können sein: Methodisches, Empfehlungen für Therapie oder Diagnose, Erkenntnisgewinn (Grundlagenforschung).

  • Beschreiben Sie kurz die Relevanz Ihres Manuskripts für die Leser des Fachjournals.
  • Der Editor sollte erfahren, warum Sie Ihr Manuskript gerade in diesem Journal einreichen wollen.

Und Tschüss? Denken Sie bei Ihrem Anschreiben auch an die Formalitäten [5]

Was fehlt nun außer der Schlussformel noch? Viele Journals verlangen in ihren Instructions to Authors zusätzliche „formale“ Infos, die der Cover Letter unbedingt enthalten sollte. Diese formalen Infos können sein:

  • Kontaktdaten des Corresponding Author
  • Vorschläge für mögliche Reviewer, die für die Begutachtung des Manuskripts infrage kommen
  • Schreiben Sie ein Statement, dass das Manuskript „unpublished“ und „not submitted to other journals” ist
  • Schreiben Sie, wenn verlangt, Statements zum “conflict of interest” und zu den “contributions” Ihrer Ko-Autoren

5 Abschnitte des Cover Letters

Nun haben wir also folgende 5 Abschnitte des Cover Letters:

  1. Anrede und Einstieg
  2. Background (Absatz mit max. 50–70 Wörtern)
  3. Results (Absatz mit max. 50–70 Wörtern)
  4. Bedeutung für den Leser (Absatz; ca. 2-3 Sätze)
  5. Formales

Fazit

Sachlichkeit und Werbetrommel im Anschreiben

Einen guten Cover Letter zu schreiben ist ungefähr so schwierig wie ein gutes Bewerbungsanschreiben zu verfassen: Bei aller gebotenen Sachlichkeit muss man ein wenig die Werbetrommel rühren, der Text darf auf keinen Fall beliebig wirken (kein Serienbrief, kein Massenanschreiben). Er muss selbstverständlich fehlerfrei und vor allem kurz und prägnant sein.

Genügend Zeit für die Submission

Wie gesagt: Es ist der erste Eindruck, der zählt. Wenn Sie also kurz vor der Submission stehen, planen Sie genügend Zeit für den Cover Letter ein. Zusammen mit der Online-Submission würde ich ca. 4 Stunden einplanen.

Das Thema Cover-Letter und Submission habe ich tatsächlich in meinem Buch „Das Paper-Protokoll: Eine systematische Schreibanleitung für biomedizinische Originalartikel“ nicht (!) behandelt. Grund: Im Paper-Protokoll  sollte es nur um das Schreiben des Papers gehen. Da der Cover Letter trotzdem wichtig ist, hole ich das hier nach.

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