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Wissenschaftliches Publizieren: Literaturverwaltungssoftware

Ohne eine gängige Literaturverwaltungssoftware eine wissenschaftliche Arbeiten schreiben und publizieren? Ein Research Paper, Review, Case Report oder auch eine Doktorarbeit? Ein Unding und kaum vorstellbar. Aber keine Software arbeitet fehlerfrei – daher hier ein paar Dinge, auf die man achten sollte.

Es soll tatsächlich Leute geben, die versuchen, eine wissenschaftliche Arbeit ohne die Hilfe einer Literaturverwaltungssoftware zu erstellen und zu publizieren. Die Gründe: Manche wollen sich das Geld für die Software oder die Einarbeitungszeit sparen. Andere glauben, es grundsätzlich selber und per Hand besser machen zu können.

Beide liegen falsch: Die Zeit und Mühe, die einem solche Programme ersparen, machen Kosten und Einarbeitungszeit um ein Vielfaches wett. Und auch wenn solche Programme auch nicht immer alles richtig machen, so liegt ihre Fehlerquote doch weit unterhalb der des ‚Handwerkers‘, der mit umständlichen Excel-Tabellen hantiert und das Literaturverzeichnis manuell eintippt.

Doch, wie gesagt, keine Software arbeitet zu 100 Prozent fehlerfrei. Worauf sollte man also achten?

Referenzkategorien, Daten-Felder und Formatierungen

Es gibt zahlreiche Quellen, auf die in einer wissenschaftlichen Publikation referenziert werden kann: Originalartikel, Übersichtsarbeiten, Fallberichte, Doktorarbeiten, Web-Seiten, Patente, Kongressberichte, Bücher, Buchkapitel und viele mehr. Für alle Kategorien stellen die Literaturverwaltungsprogramme Datenfelder bereit, in die die bibliografischen Angaben eingetragen werden können. Bibliografische Angaben sind die Namen von Autoren, Herausgebern, Fachjournalen und Verlagen (mit Ort, Land), die Titel von Artikeln, Büchern, Kapiteln und Webseiten sowie Band- und Heftnummern, Auflagen, Seitenzahlen etc.

Literaturverwaltungsprogramme erleichtern die Arbeit an einem wissenschaftlichen Manuskript

  • Fehlerquelle 1: Muss man die Datenbank der Software per Hand füttern, kann man schon einmal das falsche Datenfeld wählen. Dann trägt man vielleicht die Herausgeber eines Buches in das Autorenfeld ein oder verwechselt den Titel eines Buches mit dem des Kapitels.
  • Fehlerquelle 2: Für die wissenschaftlichen Artikel der klassischen Journals kann sich die Software alle bibliografischen Angaben selbst herunterladen und automatisch den entsprechenden Daten-Feldern zuordnen. Bei medizinischen Datenbanken wie Pubmed funktioniert das nach meiner Erfahrung problemlos. Nicht so, wenn man sich die bibliografischen Angaben zu einem Artikel direkt von der Homepage eines Journals herunterlädt: Dann stehen die Angaben manchmal eben nicht in den richtigen Feldern und das Literaturverzeichnis sieht anschließend aus wie Kraut und Rüben.

Output-Style

Jedes Journal verlangt einen eigenen Zitierstil. Zu diesem Zweck stellen die verschiedenen Softwarelösungen zur Literaturverwaltung Myriaden sogenannter Output-Styles bereit (zumindest für alle gängigen Journals). Viele Journals bieten auch selbst einen Download an, um den gewünschten Zitierstil in sein Programm zu übernehmen. Das ist gut und schön und eine tolle Erleichterung – müsste man sich doch sonst den gewünschten Zitierstil selbst generieren (was übrigens auch nicht so schwer ist). Aber auch hier lauern Fehler.

Der Zitierstil biomedizinischer Fachjournale unterscheidet sich oft sehr stark.

  • Fehlerquelle 3: Der Zitierstil, den die Software bereitstellt, ist veraltet. Das Journal möchte mittlerweile, dass die Jahreszahl fett gedruckt wird und nicht mehr nach den Autoren, sondern nach den Seitenzahlen genannt wird.
  • Fehlerquelle 4: Auch wenn ein Journal selbst einen Zitierstil zum Download bereitstellt, ist dieser nicht immer fehlerfrei. Manchmal kann man zwar Originalartikel und Reviews zitieren, nicht aber Web-Seiten oder Kongress-Abstracts. Dann muss man selber ran und den Zitierstil entsprechend modifizieren.

Duplikate

In den meisten Programmen zur Literaturverwaltung kann man seine Datenbank in Group Sets und Groups unterteilen und die heruntergeladenen Zitate in verschiedenen Gruppen ablegen. Die meisten Programme erkennen Duplikate – wenn man etwa das gleiche Zitat in zwei Gruppen gespeichert hat und dann in seinen Text einfügt, erscheint es im Literaturverzeichnis dennoch nicht doppelt. Die meisten Programme, aber nicht alle ….

  • Fehlerquelle 5: Manchmal hat man eine Quelle mehrfach in seiner Datenbank gespeichert. Hier sollte man kontrollieren, ob die Software solche Duplikate erkennen kann.

menschliches Versagen

Auch das ist eine Fehlerquelle, auch wenn die Software dafür nun wirklich nichts kann. Aber das Einfügen von Zitaten in einen Text geht so reibungslos und schnell, dass man im Eifer des Schreibgefechts schon einmal daneben klicken kann. Dann hat man vielleicht die falsche Quelle ausgewählt oder die richtige Quelle an die falsche Stelle im Text gesetzt.

  • Fehlerquelle 6: Wenn es besonders schnell gehen soll, geht es schief. Die Software ist nur indirekt dafür verantwortlich, weil sie uns eine hektische und unbedachte Arbeitsweise erst ermöglicht.

Was tun? Kontrolle!

Was kann man also tun? Vermeiden kann man solche Fehler nicht. Daher sollte am Ende des Schreibprozesses immer die Kontrolle stehen. Doch vor dem Hintergrund möglicher inhaltlicher Fehler und Ungereimtheiten, argumentativen Schwächen, Tippfehlern und Rechtschreibproblemen wird die Kontrolle der Zitate und des Literaturverzeichnisses oft vernachlässigt.

Mein Tipp: Kontrollieren Sie Zitate und Verzeichnisse in einem eigenen, separaten Kontrollschritt – und in Ruhe. Wenn Sie sich für jede Ihrer 100 Referenzen etwa 10 Sekunden gönnen, sind Sie nach ca. 15 Minuten durch. Das sollte Ihnen ein fehlerfreies Literaturverzeichnis wert sein.

Kontrolle des Literaturverzeichnisses eines wissenschaftlichen Manuskripts

Zur Frage, wo im Text ein Zitat richtigerweise platziert werden muss, finden Sie hier im Blog weitere Infos – oder auch im Paper-Protokoll (ISBN: 978-3-7345-4167-4).

Das Paper-Protokoll hilft beim Schreiben Ihres ersten Papers.

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Dr. rer. nat. Stefan Lang
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